În perioada 24 – 26 februarie 2014, în oraşul Tbilisi, Georgia,  a avut loc cea de-a patra întrunire anuală a managementului organelor electorale avînd ca temă „Angajamentele părţilor implicate şi eficacitatea comunicării acestora”. Evenimentul a fost organizat de Comisia Electorală Centrală din Georgia, cu suportul Centrului de Dezvoltare, Reformare şi Instruire a Sistemelor Electorale, Centrului Internaţional de Studii Parlamentare (ICPS), Centrului Internaţional de Psihologie Electorală, precum şi al companiilor prestatoare de servicii tehnologice: Smartmatic, Scytl, Polyas, Speed Identity şi Supercom.

La eveniment a fost delegată dna Lupaşco Ludmila, şefa Direcţiei management alegeri din cadrul Aparatului Comisiei Electorale Centrale, şi dna Berlinschi Cristina, specialist coordonator de la Centrul de Instruire Continuă din Domeniul Electoral de pe lîngă Comisia Electorală Centrală.

Conferinţa a adunat reprezentanţi ai autorităţilor electorale din România, Armenia, Azerbaidjan, Belarus, Bulgaria, Mexic, Letonia, Lituania, Kenia, Indonesia, Nepal, Turcia etc., precum şi delegaţi din partea Asociaţiei Oficialilor Electorali din Europa (ACEEEO), Biroului OSCE pentru Instituţii Democratice şi Drepturile Omului (OSCE / BIDDO), Institutului Naţional Democratic, Fundaţiei Internaţionale pentru Sisteme Electorale (IFES).

Reuniunea a avut ca obiectiv schimbul de experienţă între autorităţile electorale, informarea despre problemele şi provocările cu care se confruntă acestea, strategiile şi abordările aplicate în cooperarea cu alţi subiecţi implicaţi în procesul electoral. Astfel, pe parcursul celor două zile în care s-a desfăşurat conferinţa, participanţii au fost invitaţi vorbească despre propria experienţă privind stabilirea şi menţinerea raporturilor de colaborare cu părţile implicate în procesul de organizare şi desfăşurare a alegerilor. Prezentările şi discuţiile s-au focusat în linii generale asupra diverselor metode şi procedee folosite de organele electorale în vederea stabilirii parteneriatului cu cei mai importanţi actori ai procesului electoral – alegători, concurenţi electorali, observatori, mass-media etc. Totodată, reprezentanţii organizaţiilor internaţionale în domeniul electoral au trecut în revistă cele mai elocvente exemple privind practica autorităţilor electorale de promovare a imaginii şi dezvoltare a strategiilor de comunicare, precum şi de gestionare a aşteptărilor subiecţilor procesului electoral. În discursul reprezentantului ACEEEO „Comunicarea eficientă cu părţile implicate în procesul electoral”, Comisia Electorală Centrală din Republica Moldova a fost menţionată printre autorităţile electorale care îşi promovează imaginea prin desfăşurarea campaniilor de informare a alegătorilor, utilizează diverse metode şi programe electorale privind educaţia electorală a cetăţenilor, făcînd uz de diverse resurse informaţionale (de ex., diseminarea spoturilor publicitare electorale prin intermediul mass-media, difuzarea celor mai importante evenimente electorale la care participă Comisia cu ajutorul reţelelor de  socializare,  distribuirea afişelor cu tematică electorală).

Preşedintele CEC Georgia, dna Tamar Zhvania, în alocuţiunea sa „Cooperarea cu părţile implicate şi eficacitatea comunicării” a identificat motivele pentru care o parte din alegătorii georgieni nu participă la votare, printre care: fie că sunt ocupaţi, indecişi sau nu sunt suficient de informaţi asupra procedurilor de vot. Totodată, unii alegători se simt frustraţi dacă nu se regăsesc în lista electorală, fapt care îi descurajează să mai participe la alte scrutine. În acelaşi timp, a fost remarcat faptul că 30 % din alegătorii georgienii vin la alegeri din plăcere. La finele discursului, preşedintele CEC din ţara gazdă  a concluzionat că „numărul mai mare de alegători determină nivelul de democraţie”.

Colegii din România au propus atenţiei participanţilor experienţa privind înregistrarea şi editarea revistei „Expert electoral”, publicaţie de cercetări, analize şi studii cu tematică electorală. Prin această revistă şi-au propus să creeze cadrul de dezbatere a proiectelor Autorităţii Electorale Permanente, precum şi un teren de analiză şi cercetare a domeniului electoral în general, antrenînd experţi electorali şi oameni de ştiinţă.

Preşedintele autorităţii electorale din Letonia, dl Arnis Cimdars, a caracterizat pe scurt sistemul electoral naţional, arătînd progresele în domeniu. În linii generale, discursul reprezentantului din Letonia s-a axat pe experienţa ce vizează relaţiile autorităţii electorale letone cu concurenţii electorali, în special în procesul de desemnare şi prezentare spre înregistrare a candidaţilor în alegeri.

Expertul legal al UNDP din Liberia, Shalva Tskhakaia, a împărtăşit experienţa BRIDGE de organizare a training-urilor cu reprezentanţii partidelor politice şi mass-media, expunînd concluzia la care au ajuns participanţii – aceşti  doi subiecţi trebuie să fie parteneri în cadrul campaniei electorale. Totodată, expertul a menţionat că în procesul de gestionare a aşteptărilor părţilor implicare este necesară parcurgerea a cel puţin 4 etape: identificarea subiecţilor, elaborarea planului de comunicare (stabilirea obiectivelor şi selectarea celor mai relevante metode de comunicare: instruiri, memorandumuri, campanii de informare), diseminarea informaţiei şi mecanismul de obţinere a feedback-ului.

În acelaşi timp, organizatorii au reuşit să menţină interacţiunea, interesul şi actualitatea subiectelor abordate prin atragerea instituţiilor specializate care acordă servicii tehnice în domeniul informaţional privind promovarea e-voting. Companiile invitate şi-au prezentat ofertele şi serviciile pe care le prestează, comunicînd experienţa acumulată pe parcursul implementării metodelor de vot prin sistem electoronic, au făcut prezentări ale scanerelor optice, maşinilor speciale pentru votul electronic şi altor tehnologii inovatoare care asigură securitatea alegerilor.